Etre une assistante compétente, ça se travaille
Nul ne peut nier qu’une assistante tien une place très importante dans une structure. En effet, mis à part le fait d’être « le bras droit du Patron », une assistante joue également le rôle d’interface de l’Entreprise avec toutes relations extérieures. Pour que cela soit possible, il faut qu’elle soit une personne bien organisée et possède un bon sens relationnel.
Les principales tâches d’une Assistante
Comme nous venons de dire, pour le Chef, son assistante doit être une personne de confiance et disponible à tout moment. C’est elle qui manage tout son planning : Déplacements, réunions, déjeunés d’affaires, rendez-vous chez le dentiste, etc… Bref ! C’est son assistante qui gère tout son agenda. Elle doit avoir toutes les informations sur le côté administratif de l’Entreprise : Paperasses administratives, factures, bons de commandes, salariés, etc…
Par ailleurs, en tant que représentante de l’Entreprise, l’Assistante parfaite doit avoir un bon sens relationnel, une bonne éducation et beaucoup de charisme. Étant l’interface directe avec les clients ainsi que toutes relations externes, elle doit être en mesure d’adopter une communication très convaincante et, à la fois, agréable.
Comment une assistante peut être performante et proactive ?
Tout d’abord, pour qu’une assistante puisse être performante, il faut impérativement qu’elle possède un niveau d’étude supérieure, un bon sens d’organisation, attentive aux détails et véritablement communicative. Elle doit avoir la capacité de gérer deux plannings en même temps (celui de son chef et le sien), tout en classant les missions par ordre de priorité.
Mais pour être plus productive et plus efficace, elle doit se munir de certains outils de travail et matériels de bureau pour bien organiser son temps tels qu’un agenda de poche, un bloc éphéméride, une calculatrice ainsi que des stylos de couleurs. A tout moment sur son bureau, l’assistante doit avoir sous la main une taille crayon, un scotch, une agrafeuse, une coupe papier, des post-it, etc… Ces outils doivent être à sa portée de main et bien visibles pour éviter de perdre du temps à les chercher, ne serait-ce qu’une seule seconde.
En tant qu’interface directe de l’Entreprise, elle doit être très à l’écoute de son ou ses interlocuteurs. Et, pour attirer l’attention et avoir une apparence plus « branchée », elle utilise parfois des outils et des gadgets de bureau très tendances comme un tampon Facebook, mug twitter ou une agrafeuse Pacman. Cela permet également d’attirer la sympathie de ses collègues.
Où trouver les bons outils et gadgets de bureau ?
Pour vous aider dans votre mission d’Assistante, vous pouvez trouver votre bonheur sur le grand catalogue d’un fournisseur de bureau comme vikingdirect.fr. Une large gamme de fournitures et mobiliers de bureau vous sont proposées pour vous faciliter d’accomplir vos tâches quotidiennes. Parmi tous les produits proposés , vous trouverez un grand choix d’enveloppes et des agendas de bureau. Des stylos de couleurs Rollers V Ball vous donneront un maximum de confort à l’écriture.
Bref, de quoi être une assistante parfaite !